성공적인 새해를 위한 첫걸음! 비즈니스 다이어리 장만하기

어느새 2007년이 저물고 2008년이 다가온다. 성공적이고 계획적인 삶을 위해 다이어리로 새해를 준비해보자. 수월한 업무 진행을 위한 체계적인 비즈니스 다이어리 작성법과 함께 보기에도 좋고 쓰기에도 좋은 신제품 다이어리를 함께 소개한다.

Part 1 비즈니스 다이어리 체계적으로 작성하기

기록은 삶에서 매우 중요한 역할을 한다. 업무에 대한 기록도 마찬가지다. 지금 당장 해야 할 가장 우선순위의 업무가 무엇인지 다이어리에서 찾을 수 있다면 업무를 한층 수월하게 진행할 수 있을 것이다. 능력 있는 비즈니스맨, 커리어우먼을 위한 다이어리 작성법을 한국리더십센터 김진영 주임의 도움을 받아 정리했다.

1단계 우선순위를 정하는 기준 세우기

한정된 시간 안에 많은 일을 해야 한다면 가장 먼저 기준을 세우는 것이 중요하다. 마감 시간이 정해진 일은 명확한 계획을 세울 수 있겠지만 업무를 포함한 개인적인 스케줄은 순차적으로 이루어지지 않으므로 나름 기준을 세워 순서를 매기는 것이 좋다. 예를 들어 ‘소중한 것을 먼저 하겠다’는 마음가짐 같은 것. 소중히 여기는 것에 따라 우선순위를 정하면 훨씬 효과적으로 시간 관리를 할 수 있고 다이어리 정리도 편하다.

2단계 비즈니스 다이어리 작성법

해야 하는 많은 일 중에서 비즈니스 다이어리의 핵심은 체계적인 업무를 위한 정리. 하지만 놓치지 말아야 할 점은 긴급한 일이 곧 소중한 일은 아니라는 것이다. 다이어리를 사용하는 이유가 단순히 일정 기록에 그치는 것이 아니라 일과 삶 사이에서 균형을 유지하기 위함이기 때문이다. 무조건 회사 일에만 치중해 다이어리를 쓰고 업무에 관한 것만 기록하는 용도로 사용할 것이 아니라 내 인생의 목표에 맞게 적절하게 역할을 분배해 사용한다. 아래의 예와 함께 보다 구체적으로 알아보자.

1) 중요성에 따라 우선순위 정하기

오늘 일을 중요성에 따라 A, B, C로 나누고 그 각각에 대해 1, 2, 3으로 우선순위를 정한다.

예) A1, A2, A3…필수적 : 오늘 반드시 해야 할 중요한 일

B1, B2, B3…중요함 : 꼭 오늘이 아니더라도 빠른 시일 안에 해야 할 일

C1, C2, C3…선택적 : 가능하면 할 일

2) 진행 상황을 기호로 표시

일의 진행 상황을 기호로 표시해둠으로써 하루하루 일의 진척 상황을 한눈에 파악할 수 있고 다음에 해야 할 일을 체계적으로 관리할 수 있다.

예) 완료(Completed)는 ∨, 연기(Forward)는 →, 취소(Deleted)는 ×, 위임(Delegated)은 , 진행 중(In Process)은 ●로 표시할 수 있다.

3) 예정 일정

하루 일정을 시간대별로 기록해두면 약속시간이나 해당 시간에 꼭 해야 할 일들을 효율적으로 관리할 수 있다. 시간대별로 메모 공간이 할애된 다이어리 속지를 사용하면 편리하다.

4) 주간 계획 세우기

일간 계획보다 중요한 것이 주간 계획. 나아가 월간, 연간 계획을 해두면 장기적인 인생 설계에 도움이 된다. 다이어리의 주간 계획표에 한 주간 꼭 해야 할 일과 목표를 모두 적어둔다. 매일 한 번씩 보면서 그 주에 해야 할 중요한 것들을 빠뜨리지 않게 한다. 예와 같이 직장 업무뿐 아니라 가정, 그리고 내가 속한 모든 환경에서 내게 주어진 역할들을 고려해 목표를 적어둔다.

예) 역할 : 가정적인 아빠 / 목표 : 휴가 장소 물색, 준영이 발표회 참석

역할 : 건강한 나 / 매일 헬스 운동 1시간

3단계 모든 메모는 다이어리에 적는 습관 들이기

여기저기 널려 있는 메모는 업무의 집중도를 떨어뜨린다. 또 메모해놓은 것을 찾느라 시간을 허비하기 쉽다. 캘린더, 포스트잇, 각종 메모지에 산발적으로 기록하기보다는 다이어리 하나에 모든 메모를 집중해 적자. 그 어떤 일도 빠뜨릴 염려가 없고 관리하기도 훨씬 수월하다.

Part 2 실용성·디자인 모두 갖춘 다이어리

기록할 내용은 많은데 공간이 부족하고 불편해 용도 폐기해버린 경험은 없는지. 디자인도 중요하지만 자신의 업무 유형과 주된 용도에 맞게 골라야 한다. 계획 작성, 타임 테이블 등 넉넉한 기록 공간이 있으면서도 디자인도 멋스러운 비즈니스 다이어리를 소개한다.

1 비즈니스 다이어리

재봉선 없이 수작업으로 작업한 모던한 스타일의 다이어리. 최고급 수입지 제타스무스를 속지로 사용했으며 반드시 필요한 내용과 기능만을 심플하게 갖췄다. 오렌지 6만7천원, 블랙 5만6천원, 프레미스.

2 컬러 포켓 오거나이저

세련되고 정제된 디자인과 최고의 소재만을 사용한 핸드메이드 다이어리로 깔끔하고 실용적인 내지가 돋보인다. 주문시 무료 이니셜 서비스를 받을 수 있다. 그린 8만6천원, 오렌지 6만5천원, 오롬.

3 마이 다이어리

표지 제목부터 캘린더에 기념일 넣기, 사진 앨범, 이메일과 메시지 인쇄까지 마음대로 할 수 있는 맞춤형 다이어리. 11가지 속지를 2백80페이지 내외로 구성할 수 있다. 앞부터 2만5천원·3만3천원, 선물공작소.

4 샤인 바인더

에나멜 코팅한 천연 소가죽 링바인더로 광택과 색상이 화사한 느낌. 효과적인 시간 관리를 도와주는 데일리 속지와 기능성 속지가 눈에 띈다. 레드 13만원·블랙 11만원(내지별도), 프랭클린 플래너.

5 다이어리 데일리 / 저널 멀티컬러 페이퍼

이탈리아의 핸드메이드 노트로 부드럽고 화려한 컬러의 특수 처리된 가죽 커버에 블랙 고무 밴드 시스템이 적용되어 간편하게 열고 단단하게 고정할 수 있다. 앞부터 2만원대·3만원대, 시아크.

6 U-DOT 다이어리

절제된 디자인 커버에 입체적으로 표현된 캐릭터 일러스트가 돋보이는 제품. 연중, 월간, 주간 계획표와 금전출납부 그리고 PVC 재질의 수납 주머니까지 고루 갖췄다. 2만3천원, 구김스

■제품 / 프랭클린 플래너(02-2106-4000)·구김스(02-911-9014)·프레미스(031-908-8895)·선물공작소(02-990-6937)·시아크(02-554-0911)·오롬(02-2273-7011) ■진행 / 정지연 기자 ■사진 / 이성훈